NIP: 7772925776
julia.jancy(at)jancy-leanprocurement.com

Poznań, Poland

Mailoza (gr. „mail” – e-mail i „osis” – szaleństwo)

Mailoza (gr. mail – e-mail i osis – szaleństwo) – zaburzenie zakupowe definiowane, jako stan psychiczny kupca, po zobaczeniu stanu skrzynki mailowej. Osoby, które doznają stanu mailozy, doświadczają zaburzeń w bieżącym odczytywaniu napływającej korespondencji, w tym również tej DW, UDW, z dwoma wykrzyknikami w temacie, z trzema wykrzyknikami w temacie, z tematem napisanym DRUKOWANYMI LITERAMI , a ich sposób organizacji skrzynki mailowej ulega całkowitej dezorganizacji. Osoba znajdująca się w stanie mailozy ma przekonanie o zasadności każdego otrzymanego maila i wydaje się jej że jest to zjawisko jak najbardziej normalne oraz powszechne. Istotą mailozy jest brak zdrowego umiaru w zakresie ilości otrzymywany, jak i wysyłanych maili, przy czym należu tu rozróżnić dwa typy mailozy: z prawidłowo zachowaną świadomością oraz z zaburzeniami świadomości.

 

Mailoza jest ogólnym terminem opisującym całą grupę zakupowych zachowań, które mogą mieć rozmaite przyczyny i dlatego jest traktowana jako osobna jednostka chorobowa. W mowie potocznej termin ten jest często nadużywany do określania dużej ilości wiadomości mailowych, zarówno tych otrzymanych, jak i wysłanych. Czasem jest stosowany po prostu jako synonim „poważnego zaburzenia outlookowego”. Można również używać tego określenia w celu odróżnienia tej grupy zaburzeń od klikozy zakupowej, którą opisuje się zwykle jako przesadne lub raczej ilościowo nieprawidłowe klikanie w procesie zakupowych, “bo wszystko muszę mieć na mailu”. 

 

Słowo to jest używane w zakupach głównie dla rozróżnienia stanu dezorganizacji pracy wynikającej z ilości wysłanych lub otrzymanych wiadomości tzn.: 

  • pisanie każdej wiadomości od nowa, “z łapki”, nie korzystanie z szablonów,
  • wysyłania zapytań ofertowych do każdego dostawcy z osobna,
  • dosyłanie mailem, w międzyczasie, informacji uzupełniających,
  • brak możliwości katalogowania otrzymanej oraz wysyłanej korespondencji na wymaganym poziomie szczegółowości,
  • mailowe powiadomienia z prośbą o przesłanie oferty,
  • mailowe powiadomienia o zbliżającym się końcowym terminie zbierana ofert,
  • mailowe powiadomienia o uzupełnieniu oferty,
  • mailowe powiadomienia o tym, że szef nie da mi urlopu przez kolejne 3 lata, jeżeli nie dostanę oferty do jutra do 9,
  • mailowe powiadomienia z pytaniem o rabacik,
  • brak możliwości sprawdzenia, czy mail został przeczytany, bo dostawca nie kliknął “potwierdź przeczytanie” i przestał odbierać telefony,
  • mailowe powiadomienie z pytaniem o przyspieszenie terminu dostawy oraz wydłużenie termin płatności do 180 dni,
  • brak możliwości sprawdzenia, czy mail dotarł, bo dostawca nie kliknął “potwierdź odebranie” i ponownie przestał odbierać telefony,

Chory na mailozę:

  • odpowiada nielogicznie (bądź nieprawidłowo) na pytania dotyczące ilości wysłanych zapytań oraz otrzymanych ofert oraz czasu ofertowania, ponieważ nie ma do nich dostępu w czasie rzeczywistym – tzw. “muszę sprawdzić na skrzynce”,
  • odczuwa stany silnego stresu w sytuacji konieczności przygotowania raportu z zapytania ofertowego uwzględniającego wielokryterialne dane od wielu dostawców – tzw. “nie mogę znaleźć tego maila” – czytaj również o exelozy,
  • stany przedzawałowe na skutek braku dostępu do skrzynki – “serwery nam padły”
  • w przypadkach klinicznych skrzynka mailowa potrafi nawet “zgubić” e-mail od dostawcy i konieczne jest przeszukiwanie backupów na serwerze.

Mailoza charakteryzują się zwykle znanymi czynnikami etiologicznymi, takim jak:

  • problemy z utrzymaniem korespondencji w jednym wątku,
  • problem z zarządzaniem wiadomościami e-mail za pomocą reguł,
  • problem z archiwizowaniem maili,
  • problem z wysyłaniem dużych plików (“rozmiar załącznika przekracza dopuszczalny limit”),
  • problemy z wyszukiwaniem maili, spowodowanie niedziałająca wyszukiwarką,
  • problem z odbieraniem maili z powodu zapchania skrzynki odbiorczej,
  • nerwowe odświeżanie maila, bo ciągle mieli,
  • stany przedzawałowe wywołane komunikatem “program nie odpowiada”,
  • problemy z synchronizacją skrzynek mailowych,
  • brak dostępu lub utrudniony dostęp poza siedzibą organizacji, czasami konieczność łączenia przez VPN.

 

Geneza

Obecnie przyjmuje się, że za wystąpienie mailozy odpowiada nierównowaga procesowo-narzędziowa w mózgu zakupów. Odpowiedź na pytanie skąd ta nierównowaga się bierze jest dość skomplikowana. Za część zaburzeń mailozowych odpowiedzialnością obarcza się brak efektywnych narzędzi wspomagających pracę organizmu zakupowego. Pozostałe wynikają z organizacji procesu zakupowego. Stąd podejrzewa się, że mailoza jest zjawiskiem patologii narzędziowo-procesowej.

 

Leczenie

Mailozę leczy się farmakologicznie oraz procesowo. Dodatkowo stosuje się odpowiednie metody psychoterapeutyczne, rekomendowane przez Ministerstwo Zdrowia Zakupowego, takie jak na przykład przynależność do  Grupy Wsparcia, gdzie chory ma szansę podzielić się swoimi doświadczeniami z innymi. 

Leczenie farmakologiczne odbywa się za pomocą takich leków przeciwko mailozowych, jak:

  • moduł zgłaszania zapotrzebowania: zgłoszenia generowane przez klienta wewnętrznego są gromadzone w jednym miejscu, w którym kupiec ma szansę analizować je globalnie oraz agregować w celu wystawienia zapytania, bez konieczności przepisywania ich treści do maila; zgłaszane zapotrzebowania mogą podlegać akceptacji merytorycznej,
  • ścieżka akceptacji merytorycznej: akceptacja zgłoszenia zapotrzebowania zanim trafi do kupca, w celu redukcji tzw. “pustych przebiegów” w zapytaniach ofertowych; akceptującymi mogą być np. właściciele budżetów (“czy mamy na ten zakup pieniądze w budżecie?”), właściciele obszarów (“czy ten zakup jest potrzebny?”), pracownicy magazynu w celu weryfikacji, czy dany produkt nie znajduje się na magazynie, ponieważ stan magazynowy może być niezgodny,
  • moduł RFX: chory ma bieżący dostęp do wszystkich swoich zapytań ofertowych, więc w każdej chwili może zalogować się na swoje konto kupca i sprawdzić oferty – dostęp do skrzynki mailowej nie jest konieczny; niewiarygodnie przydatne w podróży służbowej lub w trakcie audytów u dostawców, kiedy dostęp do maila jest utrudniony lub wręcz niemożliwy,
  • szczepionka przeciwko guglozie – algorytm autodopraszający dostawców z bazy, który profiluje konkurencyjne firmy i doprasza najlepszych wśród 127 971 dostawców dbając o eliminowanie zachowań guuglozy.
  • moduł wiadomości: wszystkie wiadomości otrzymane od dostawcy, wysłane do dostawcy lub komunikaty do zapytania ofertowego są skatalogowane w jednym miejscu – w zakładce “wiadomości” w zapytaniu ofertowym,
  • ścieżka akceptacji wyboru oferty: uruchamiana przez kupca po zakończeniu zapytania ofertowego; może być wieloetapowa, w każdym etapie może uczestniczyć wielu akceptujących,
  • zamówienia: generowane na podstawie danych z zapytania, wysłane z platformy,
  • e-katalogi:wykorzystywany dla zakupów okołoprodukcyjnych, powtarzalnych usług, produktów standardowych,
  • ścieżka akceptacji zamówienia: wykorzystywana do akceptacji zamówienia wygenerowane z e-katalogu przez osoby decyzyjne,
  • kategorie budżetowe: moduł do kontroli budżetu oraz raportowania,
  • ocena dostawców: daje możliwość oceny współpracy z dostawcą na wielu poziomach organizacji,
  • automatyczne powiadomienia mailowe o czynnościach na platformie zakupowej, w tym na przykład o nowej ofercie, o konieczności akceptacji, o zbliżającym się terminie końca zapytania ofertowego, o rozpoczęciu procesu oceniania ofert.

Moduły przeciwko mailozowe, niezależnie od ilości użytkowników, mają za zadanie blokowanie receptorów mailozy w synapsach. Leczenie mailozy jest najefektywniejsze dzięki połączeniu uruchomieniu modułów przeciwko mailozowych wraz z mapowaniem strumienia wartości oraz mapowaniem procesu zakupowego, którego celem jest optymalizacja obszaru zakupowego.

 

Rokowanie

Rokowanie jest zależne od charakteru mailozy, zasięgu jej występowania oraz ilości zarażonych. Kryterium uleczalności choroby odnosi się do wycofania jej objawów w wyniku leczenia oraz przywróceniu zoptymalizowanego procesu zakupowego.

Julia Jancy

Partner Biznesowy Open Nexus B2B. Procesy zakupowe to jej pasja, zwłaszcza ich optymalizowanie i upraszczanie, ponieważ, dzięki bogatemu i różnorodnemu doświadczeniu w zakupach, doskonale rozumie wyzwania, z jakimi muszą się mierzyć działy zakupów w dobie Przemysł 4.0. Dodatkowo, jako trener, prowadzi szkolenia z negocjacji zakupowych, pokazując różne techniki negocjacyjne - współpraca jest lepsza od rywalizacji i daje optymalniejsze efekty. Więcej informacji znajdziesz na: www.linkedin.com/in/julia-jancy

Dodaj komentarz

Twój adres email nie zostanie opublikowany. Pola, których wypełnienie jest wymagane, są oznaczone symbolem *