NIP: 7772925776
julia.jancy(at)jancy-leanprocurement.com

Poznań, Poland

Jak napisać RFP: leasing samochodów służbowych?

Jak napisać RFP: leasing samochodów służbowych?

Temat dość skomplikowany z wielu powodów:

  • po pierwsze robimy to rzadko, więc nie mamy za dużo szans na zdobywanie wiedzy w tym zakresie,
  • po drugie musimy wziąć pod uwagę oczekiwania użytkownika wewnętrznego, co może być skomplikowane z różnych powodów np. jest ich wielu i są rozproszeni.

Od czego zacząć?

Po pierwsze od “wywiadu” z użytkownikami, na podstawie którego przygotujesz specyfikację zapotrzebowania. Ze względu na różne potrzeby podzielić ich można na kategorie:

  • “długodystansowcy”, czyli handlowcy
  • “sprinterzy”, czyli kadra zarządzająca
  • “biegacze rekreacyjni”, czyli auta do użytku pracowników etatowych

Wywiad to badanie potrzeb i oczekiwań. W zależności od kategorii,  dla której ofertujesz, potrzeby mogą być różne. Najlepiej jeśli byłyby to pytania w skali w skali od 1 – 5 (przy czym 1 oznacza niepotrzebne a 5 bardzo potrzebne). 

O co zatem warto zapytać użytkowników:

  • klimatyzacja manualna: w skali od 1-5 jak bardzo jest tobie potrzebna,
  • klimatronik:w skali od 1-5 jak bardzo jest tobie potrzebna,
  • klimatronik dwustrefowy,
  • automatycznie składane lusterka,
  • podgrzewany fotel kierowcy,
  • podgrzewane wszystkie fotele,
  • automatyczne otwieranie szyby od strony kierowcy,
  • automatyczne otwieranie wszystkich szyb,
  • nawigacja,
  • bluetooth,
  • kombi,
  • sedan,
  • podgrzewane lusterka,
  • podgrzewanie przedniej szyby,
  • podłokietnik,
  • inne przydatne w ciedziennej pracy fukncje.

Nie lubię klimy manualnej, bo zimno wieje prosto w twarz. Włączam na 10 minut, żeby auto się wychłodziło, później wyłączam na 15 minut, bo już nie potrzebuję. Po 3 dniach jestem chora. Automatycznie składane lusterka są super odkąd jakiś osobnik wyrwał mi jedno, bo nie zmieścił się przechodząc między samochodami na parkingu. Zapomniałam złożyć, bo spieszyłam się na spotkanie z klientem. Podgrzewany fotel u długodystansowców mega spoko opcja, u sprinterów dałabym wszystkim pasażerom tą przyjemność – często jeżdżą z klientami lub innymi ważnymi osobami, na których komforcie nam bardzo zależy. Efekt “wow” też jest ważny. Nawigacja w aucie nie jest mi bardzo potrzebna, bo korzystam z google map. Trudno żyć bez bluetooth, dużo rozmawiam w trakcie jazdy a słuchawka szybko się rozładowuje. Odkąd mam wbudowany bluetooth komfort moich rozmów się podniósł, bo mogę rozmawiać zawsze a nie tylko wtedy kiedy mam naładowaną słuchawkę. Oczywiście aspekt wyciszenia samochodu jest w tym ujęciu również bardzo ważny, ponieważ przy 180km/h nie da się komfortowo rozmawiać przez bluetooth, jeżeli auto nie jest dobrze wyciszone ;). Wolę sedana od kombi, nie jeżdzę z materiałami marketingowymi, więc nie potrzebuję dodatkowego miejsca w bagażniku. Dużo jeżdzę samochodem i wiem, że czasami brak podłokietnika może wkurzać, zwłaszcza w 6 godzinie trasy. I bolą ręce. Uwielbiam podgrzewane przednie szyby, bo zimą nie muszę wychodzić 15 minut wcześniej, żeby je wyskrobać. Rano każda minuta jest na wagę złota. Zwłaszcza jak się malujesz przed wyjściem lub prasujesz koszulę. No i nie muszę mieć skrobaczki o długości 0,5mm, bo mam 1,6m wzrostu i krótką skrobaczką to ja niewiele zrobię z moją szybą. Niektórzy mówią, że długość nie ma znaczenia. Uwierz mi na słowo – ma.

Dajmy szansę użytkownikowi powiedzieć nam, na czym mu zależy. Jest to ważne z dwóch powodów: robiąc RFP ja nie wiem lepiej, na czym może zależeć użytkownikowi a może dla niego manualna klima jest ok. Po drugie przypomnij sobie sytuację z dzieciństwa, kiedy mama wracała do domu i mówiła: “kupiłam ci coś tam”. Jaka była Wasza reakcja? Ja zawsze odpowiadałam: “dlaczego nie wzięłaś mnie na zakupy, tylko sama kupiłaś?! Przecież nie wiesz, czy będzie się mi podobać!!”*. No właśnie. Nie leasingujesz auta dla siebie, tylko dla kogoś innego. Zapytaj go o zdanie. I najważniejsze – zapytaj ile km robi w miesiącu, bo to jest jednym z kryteriów wpływających na wysokość raty leasingowej. Ja robię autem między 3 000km/m-c a 5 000km/m-c, czyli auto dla mnie powinno być w limicie km w przedziale 36 000 km – 60 000 km w skali roku. Sprinterzy mogą tych km robić mniej, ale też znam takich co potrafią zrobić 90 000 km w roku.

Ok. Masz już wywiad, zebrane opinie dotyczące funkcji, jakie powinien posiadać wymarzony samochód, czyli … masz kryteria wyboru oferty razem z ich wagą! Co to oznacza w praktyce? Że za auto z klimą automatyczną przyznajesz ofercie dostawcy 5 punktów, za auto z klimą manualną 2 punkty itd. Na końcu podlicz punkty. Dzięki temu Twój dostawca wie, jakiego auta szukać i na jakim wyposażeniu Tobie zależy.

Założenia wstępne do RFP:

  • roczny limit kilometrów np. 60 000km,
  • wpłata własna np. 0%,
  • okres leasingu np. 24 m-ce,
  • budżet miesięczny np. 1 800PLN,
  • ilość aut.

O co pytać?:

  • koszty raty leasingowej [PLN/m-c],
  • koszty ubezpieczenia komunikacyjnego OC [PLN/m-c],
  • koszty ubezpieczenia komunikacyjnego AC [PLN/m-c],
  • koszty miesięcznej składki na serwis [PLN/m-c],
  • koszt miesięcznej składki serwisu opon (zakup, wymiana, przechowywanie) [PLN/m-c],
  • marka, model, silnik, moc, benzyna/diesel, rok produkcji
  • wartość końcowa wykupu w % w PLN,
  • wartość końcowa wykupu w PLN,
  • wysokość opłaty za przekroczenie limitu km [PLN/km] w sytuacji wykupu,
  • wysokość opłaty za przekroczenie limitu km [PLN/km] w sytuacji braku wykupu,
  • wysokość składki na samochód zastępczy [PLN/m-c] oraz informację na jaki czas jest on udostępniany (10 dni, 20 dni, do czasu naprawy auta),
  • deklarowaną przez producenta wartość spalania w cyklu miejskim [l/100km],
  • deklarowaną przez producenta wartość spalania w cyklu mieszanym [l/100km],
  • gwarancję stałego kosztu ubezpieczenia w trakcie trwania umowy leasingowej, bez względu na szkody,
  • sposób koordynacji, naprawy oraz likwidacji szkód,
  • termin dostawy: niektóre auta są dostępne od ręki, na niektóre będzie trzeba poczekać kilka miesięcy, dlatego ważne jest, żeby RFP wysłać odpowiednio wcześniej,
  • wyposażenie dodatkowe w cenie raty leasingowej,
  • dodatkowe opcje nie wspomniane powyżej,
  • dodatkowe koszty nie wspomniane powyżej np. że zafakturują cię 50zł za przesłanie do każdego otrzymanego mandatu – bo on najpierw trafo do nich, zanim trafi do ciebie.

Dlaczego RFP** a nie RFQ***?

Odpowiedź jest prosta: nie wiesz lepiej od dostawcy, jakie auto ma Tobie zaoferować. Pytasz więc o jego opcje, o jego propozycję. Uwierz mi – twój dostawca wie lepiej od ciebie, co ciekawego ma do zaoferowania. A może ma klienta, który wycofał się w ostatnim momencie a auta już jadą do salonu i jest skłonny atrakcyjnie obniżyć ich cenę, żeby tylko nie mrozić kapitału? 

Temat jest mi znany, bo sama niedawno robiłam RFP na leasing auta służbowego. Otwarłam się na propozycje dostawców. Nie miałam targetu na żadną markę, ani model. Ważny był budżet, wyposażenie i dostępność. Zapytałam czołowych producentów na rynku o ich propozycje, do tego jednego dealera. I jeżdzę sobie teraz “Żółwiem”**** , mimo faktu, że kocham Bunie – BMW seria 5 w sedanie. 😉

Dla wszystkich klientów firmy Open Nexus miniSzablon „RFP: leasing samochodów służbowych” dostępny jest za darmo. Wystarczy jedynie skontaktować się z CWK (e-mail: cwk@platformazakupowa.pl)  i podesłać im prośbę o włączenie szablonu. Po co się męczyć, jak można w tym czasie spotkać się z dostawcą 😉

Jeżeli jesteś zainteresowany innymi szablonami – skontaktuj się ze mną. Może coś ciekawego znajdę w czeluściach mojego dysku. 😉

 

Z pozdrowieniami

Julia

*żeby była jasność, ja bardzo kocham moją Mamę, jest super kobietą a nie zabierała mnie w dzieciństwie na zakupy, bo musiałaby zabrać Nas wszystkich a z trójką dzieciaków w sklepie to byłoby nie lada wyzwanie dla Niej 😉

**RFP (z ang. request for proposal) – zapytanie o propozycję, bo nie, wcale nie wiesz lepiej

***RFQ (z ang. request for offer) – zapytanie o ofertę, bo wiesz lepiej, czego chcesz

**** Nissan “Żółw” Juke, ale tylko dlatego, że przesiadłam się z 2,5 170KM, na 1,6 115KM i kontrast jest widoczny, nie jeżdżę już 180km/h niemiecką autostradą, nawet jak jest z górki.

Julia Jancy

Partner Biznesowy Open Nexus B2B. Procesy zakupowe to jej pasja, zwłaszcza ich optymalizowanie i upraszczanie, ponieważ, dzięki bogatemu i różnorodnemu doświadczeniu w zakupach, doskonale rozumie wyzwania, z jakimi muszą się mierzyć działy zakupów w dobie Przemysł 4.0. Dodatkowo, jako trener, prowadzi szkolenia z negocjacji zakupowych, pokazując różne techniki negocjacyjne - współpraca jest lepsza od rywalizacji i daje optymalniejsze efekty. Więcej informacji znajdziesz na: www.linkedin.com/in/julia-jancy

Dodaj komentarz

Twój adres email nie zostanie opublikowany. Pola, których wypełnienie jest wymagane, są oznaczone symbolem *